Если каждый свой рабочий день вы начинаете в девять утра, а заканчиваете в двенадцать ночи, если вы забываете поздравить близких с праздниками и не всегда помните возраст своего собственного ребенка, это еще не значит, что у вас очень много работы. Это значит, что вы просто не умеете планировать свое время. И ничего удивительного, а тем более обидного в этих словах нет. Потому что планирование времени, или тайм-менеджмент,--целая наука, на изучение которой времени как раз жалеть не стоит. Особенно крупным руководителям.

Много работать вредно. Такой вывод сделали еще советские специалисты по экономике труда. Как отмечал в одном из своих трудов экономист гавриил попов, при планировании своего режима "надо выделить достаточно времени для сна и отдыха, для поддержания здоровья в хорошем состоянии. Но донкихотство встречается и сейчас, и многие работники видят добродетель в том, чтобы с утра до позднего вечера быть на заводе, в учреждении, подрывая свои силы и здоровье. Целью работников в таких случаях оказывается не порученное дело и даже не личная карьера, а скорейшее получение инфаркта и выход из строя бойцов за коммунизм". Кстати, престарелым членам политбюро цк кпсс партия рекомендовала работать не более четырех часов в сутки.

А вот согласно последним исследованиям западных ученых, чем выше должность, тем меньше риск заболеть или умереть. Печально, но в россии ситуация выглядит совершенно иначе. Российские менеджеры утверждают, что работа в условиях нестабильной экономики отнимает у них все силы, что не самым лучшим образом сказывается на здоровье. Выход может быть только один: сократить свой рабочий день. Сделать это без ущерба для дела можно, научившись планировать свое время.

Временные трудности.

О том, к чему приводит неуемная страсть к работе, можно рассказывать бесконечно. Сергей шихарев, генеральный директор фирмы "стефф": наша фирма была организована в 1993 году. Это был мой первый опыт в бизнесе, учиться всему приходилось самостоятельно, и проблема управления временем стояла очень остро. Любой энергичный человек мог запросто отнять мое время. Этим пользовались и подчиненные, и коллеги, и просто знакомые. Рабочий день длился с 9 утра до 10 вечера. На отдых и личную жизнь оставались считанные часы. В итоге у у фирмы возникли финансовые трудности.

Свою карьеру в компании rank xerox нынешний ее директор по маркетингу алексей стромов начинал в отделе дилерских операций. Каждый его рабочий день был длиннее предыдущего, но он все равно ничего не успевал. В конце концов стромов почувствовал себя не вполне здоровым.

Судьба президента союза профессиональных аудиторских организаций михаила никольского сложилась не столь печально. Несколько лет назад он решил организовать свой бизнес. Однако справиться с тем валом информации, который к нему поступал, оказалось непросто. Михаил никольский: к счастью, я вовремя сообразил, что пора заняться тайм-менеджментом. Иначе я бы лишился клиентов.

Президент консалтинговой фирмы european management consulting андрей ренард пришел к тому же выводу еще до начала своей деловой карьеры, будучи студентом: изменить свою жизнь я решил после одного случая. Университетский преподаватель, дав мне задание, спросил, успею ли я выполнить его за неделю. 'Да, конечно!',-- бодро ответил я. И не успел. Мне было так неловко, что на встречу с преподавателем я просто не поехал. Позвонил ему и сказал, что болен. И это свое самонадеянное 'да, конечно!' помню до сих пор.

Ваше время истекло.

Словом, болезнью нехватки времени страдают очень многие. Очень важно вовремя признаться себе в этом. Наши собеседники признались. И решили все круто изменить. Что же они сделали?

для начала -- подсчитали, сколько времени используется продуктивно (кстати, с этого специалисты по тайм-менеджменту и советуют начинать планирование времени). По словам алексея стромова, результаты были ужасающими. Одни перекуры съедали десятую часть драгоценного рабочего времени. Половина уходила на бесполезные разговоры. А непосредственно на работу оставалось не более 20% времени. К похожим результатам пришел и сергей шихарев -- он тратил впустую 70% рабочего дня.

Однако методичный расчет ваших временных затрат -- это лишь первый шаг на пути к тайм-менеджменту. Имейте в виду, что изменить свой график стоит больших усилий. Чтобы научиться планировать время, можно пойти, например, на курсы по тайм-менеджменту (двухдневное обучение на них обычно стоит от $400). Такие курсы прошел, например, андрей ренард, когда учился в амстердамском университете. Чему там могут научить?

например, расскажут, что неплохо бы вести картотеку дел. В ней ваши дела должны быть классифицированы по тем разделам, в которых вы хотите добиться успеха. Скажем, вы определяете, что главным для вас является карьерный рост, на втором месте -- улучшение состояния здоровья, на третьем -- изучение иностранных языков. После этого вы выделяете задачи, которые ведут к достижению этих целей. Например, записаться на курсы английского языка, купить учебники грамматики и каждый день учить не меньше десяти новых слов. И на каждую из этих задач вы планируете определенное количество времени. Таким образом, лишние проблемы не будут отвлекать вас от основной работы.

Кроме того, на курсах по тайм-менеджменту вас могут научить, как правильно пользоваться органайзером. Это, оказывается, целая наука. Так, вы должны четко усвоить, что разные разделы органайзера должны быть посвящены различным областям -- клиентам, финансам, семейным проблемам и т. Д. А в каждом из этих разделов вам предстоит вести ежедневный учет более мелких задач и фиксировать четкие сроки их выполнения.

Хотя использование органайзера имеет и свои минусы. Если человек забывает записать туда какую-нибудь мелочь -- все, он про нее больше уже не вспомнит. Михаил никольский разрешил нам заглянуть в свой органайзер. В числе прочих записей в нем была и такая: "забрать подарок из машины". По словам никольского, если бы он не записал это в органайзер, то подарок так и остался бы на сиденье автомобиля.

Ловите момент!

однако вы вполне можете справиться со своими проблемами самостоятельно -- без всяких курсов. Так поступили алексей стромов и сергей шихарев. Сами того не подозревая, они делали именно то, что и рекомендуют специалисты по тайм-менеджменту: поставили перед собой цель, определили приоритеты и т. Д.

Какими могут быть цели? самыми разными. Сергей шихарев, например, решил сделать из своей фирмы одну из самых лучших среди компаний fast food в россии. Для этого он решил освободить свое время для решения стратегических задач, для чего распределил ответственность между подчиненными и четко определил их обязанности. Алексей стромов решил ограничиться более скромной задачей -- увеличить свое продуктивное время хотя бы до 50%. "Если продуктивна работа с заказчиком, надо увеличить время общения с заказчиком,-- говорит он.-- Если более продуктивны телефонные переговоры, больше времени отдать им".

Еще сложнее определить приоритеты. Действительно. За что браться, если у тебя десять дел в день, и все важные? ответ звучит так: если на какое-то дело у вас постоянно не хватает времени, значит, оно для вас не так важно.

Начертите на листе бумаги две перпендикулярные линии так, чтобы они разделили лист на четыре квадрата. В первый занесите важные и срочные дела, во второй -- важные, но несрочные, в третий -- неважные, но срочные, в четвертый -- неважные и несрочные. Важные и срочные дела делайте сами, важные и несрочные доверьте заместителям, срочными и неважными пусть займется ваш секретарь, а неважные и несрочные отбросьте совсем. Или отложите до лучших времен.

Когда приоритеты расставлены, определите, сколько именно времени должно отнять у вас каждое конкретное дело. Сергей шихарев: на постановку задач перед подчиненными и контроль я трачу десять часов в неделю, на совещания -- пять часов. Еще пять часов я занят другим бизнесом. Десять часов в неделю отвожу на самостоятельную работу -- в это время никаких встреч и звонков. Остальное время -- поездки по торговым точкам и т. Д.

Михаил никольский: разговор по телефону обычно отнимает три минуты. В день мне надо сделать где-то 13 звонков. Значит, еще 13 минут на то, чтобы дозвониться. Итого -- 52 минуты в день. На встречу я отвожу час, если переговоры очень важные -- два часа. Я успеваю на две-три встречи в день.

На что должно уходить рабочее время? ответ на этот вопрос зависит от того, какие дела вы считаете приоритетными. Западные специалисты по тайм-менеджменту дают лишь примерные рекомендации. Так, 50д60% рабочего времени должно уходить на переговоры с клиентами или партнерами, из них не больше 15% отводится на телефонные переговоры. 25% времени должна занимать самостоятельная аналитическая работа. И наконец, оставшиеся 15% -- это потери времени (на дорогу, ожидания в приемной и т. Д.). ДЕловые переговоры занимают, как правило, час. Если переговоры не приносят результата через 40 минут после их начала, их надо срочно прервать. Звонок по телефону информативного характера -- три минуты, если вы хотите решить важный вопрос -- пять минут, а если телефонные переговоры носят дискуссионный характер -- не более 20 минут. Главное правило: чем больше дел вы планируете, тем больше успеваете.

Обратный отсчет.

Предположим, вы сумели убить в себе неорганизованное существо и теперь планируете свой рабочий день по минутам. Думаете, теперь вы все будете успевать? ничего подобного. Потому что вас постоянно будут отвлекать от работы ваши коллеги или партнеры. А если вы занимаете высокий пост, то у вас наверняка найдется как минимум пара-другая инфантильных подчиненных, которые, словно лангольеры -- пожиратели времени из романа стивена кинга, будут "питаться" вашим временем.

Бороться с партнерами, понятное дело, бесполезно. А вот найти управу на подчиненных можно. Рецепт прост, как циферблат часов "слава": переложить на подчиненных часть своих обязанностей. Сергей шихарев раньше львиную долю всех проблем пытался решить самостоятельно. А теперь 85д90% ответственности он переложил на своих замов (их у шихарева семь -- на 600 штатных сотрудников фирмы). Сергей шихарев: я занимаюсь в основном стратегией, например определяю цели на год вперед. Перед подчиненными ставлю конкретные задачи и даю конкретные сроки для их выполнения. Допустим, главбух должен сдать баланс к определенному числу. Никаких личных проблем, праздников и выходных я в расчет не принимаю, и все это давно усвоили. Под таким давлением все стремятся работать четко в срок и сами планируют свое время.

Разумеется, работу подчиненных надо контролировать. Для этого алексей стромов, например, завел "контрольный лист", в который записывает все свои поручения, сроки и ответственных. Большинство менеджеров, с которыми мы беседовали, как правило, расстаются с подчиненными, которые не делают работу в срок.

И последнее. Результаты, достигнутые нашими собеседниками с помощью тайм-менеджмента, не могут не впечатлять. По словам андрея ренарда, теперь за один день он успевает столько, сколько раньше делал за три. Михаил никольский утверждает, что он "достиг порога интенсивности" и уже не может "насытить свое время больше, чем оно уже насыщено". А сергей шихарев научился уходить домой в семь-восемь вечера и тратит пять часов в неделю на занятия спортом. И теперь он может спокойно работать у себя в кабинете, где на стене висит замечательная картина. На которой черной икрой на фоне красной икры выложены слова: "жизнь удалась!".

Марина иванющенкова, юлия фуколова.

-------------------------------------------------------.

ЗОлотое правило тайм-менеджмента: чем больше дел вы планируете, тем больше успеваете.

-------------------------------------------------------.

ОРганизация труда по-научному.

Всем знаком термин "научная организация труда" (нот). Он появился еще при плановой экономике. Но в отличие от многих других достижений советского периода проблема планирования рабочего времени не потеряла своей актуальности до сих пор.

Проблемой нот занимались целые научно-исследовательские институты труда. Они проводили специальные исследования на предприятиях, а затем с помощью сложных математических методов вычисляли средние затраты времени на ту или иную деятельность. Например, одно из таких исследований проводилось на ждановском заводе тяжелого машиностроения. В результате была составлена "инструкция руководителю". В ней, в частности, сказано, что на выдачу задания восьми рабочим, выпускающим в общей сложности до 25 изделий, у начальника должно уходить ровно 14,2 минуты. Если рабочих больше 60 человек, разрешалось увеличить это время до 34,8 минуты.

Проблемой организации и учета рабочего времени активно занимался и бывший мэр москвы гавриил попов. Еще будучи секретарем по организационным вопросам в комитете комсомола мгу в 1957 году, он проанализировал свой рабочий день. Анализ показал, что в течение месяца основным занятием попова были телефонные разговоры, встречи с делегациями, заседания и пр. А на работу с комсомольцами оставалось не больше 30% времени.

Тем не менее с головой погружаться в работу нот тоже не советует. Научная организация труда требует правильного чередования труда и небольших пауз, а также предполагает перерыв не только на обед, но и на отдых. Так что если ваш подчиненный мирно спит во время рабочего дня, не спешите нарушать его сон. Ведь он набирается сил для нового рывка.